Legal Assistant - Head of Legal Headquarter

Fuschl, Österreich, Vollzeit

Du möchtest zum Erfolg von rechtlichen Projekten der Red Bull Gruppe beitragen? Du zeichnest dich durch eine serviceorientierte und strukturierte Arbeitsweise aus? Dann werde Teil des Legal Teams im Headquarter in Fuschl am See.

In dieser Position unterstützt du deinen Vorgesetzten, den Head of Legal Headquarter und das Team bei vorab definierten Tätigkeiten, bei der täglichen Arbeit im administrativen Bereich in deutscher und englischer Sprache. Du bekommst so einen ausgezeichneten Einblick in die Arbeit des Legal Headquarter-Teams und supportest in der täglichen Zusammenarbeit mit den Abteilungen Operations, Sales, IT sowie bei M&A-Projekten.

Die Rolle

Persönliche Stärken einsetzen

Verantwortungsbereiche und Aufgaben, in denen etwas bewegt werden kann:

ASSISTENZ HEAD OF LEGAL HEADQUARTER

Du unterstützt den Head of Legal Headquarter in sämtlichen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, einschließlich Terminkoordination und -dokumentation, der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, der Ablage und Archivierung sowie der Wartung des Kalenders.

BACK OFFICE ADMINISTRATION UND ORGANISATION

Zu deinen Aufgaben gehört das Organisieren und Dokumentieren von Meetings mit unterschiedlichen internen und externen Stakeholdern einschließlich der Terminkoordination. Weiters organisierst du On- und Offboardings (inkl. Einschulung neuer Mitarbeiter), buchst Reisen und erledigst die Reisekostenabrechnung. Du bist die Schnittstelle zur Buchhaltung, um die Einhaltung des Budgets und eine reibungslose Abrechnung externer Kosten, insbesondere Anwalts- und Notariatskosten, zu gewähren.

SACHBEARBEITUNG

Du kümmerst dich um die Vorbereitung von Dokumenten und erstellst Präsentationen. Außerdem organisierst und verwaltest du selbständig elektronische Akten und hast Zugriff auf das Ablagesystem. Du bist auch bei der Aufbereitung von neuen Themen und dem Erstellen von Übersichten behilflich, sowie bei der Vorbereitung und Abwicklung von Freigaben und Unterschriftsläufen.

AKTEN- UND VERTRAGSMANAGEMENT

In diesem Aufgabenbereich fungierst du als Expert/-in für das elektronische Akten- und Vertragsmanagement. Du schulst neue Mitarbeiter ein, kontrollierst die Qualität der eingepflegten Daten, testest als Erste/r neue Versionen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Projektmanagern und gibst Input für Verbesserungen.

Expertise

Hier zählen Erfahrung und bisher erbrachte Leistungen

Für die Rolle relevant:

• Minimum 2 Jahre Erfahrung als Assistenz, idealerweise in einer Rechtsanwaltskanzlei, Rechtsabteilung oder einem Notariat
• Ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse (v.a. Word, Power Point, Teams)
• Strukturierte und genaue Arbeitsweise mit dem Blick aufs Ganze
• Sehr gute Organisationsfähigkeit
• Selbständige und flexible Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke
• Vertrauenswürdig, teamfähig und belastbar

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Wir freuen uns auf eine Bewerbung, die Motivation und Kompetenzen enthält – und vor allem auch die Persönlichkeit dahinter erkennen lässt.