Erfolgreiche (berufliche) Kommunikation: Von der Klarheit bis zu Affekt-Reaktionen
Die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz hat in vieler Hinsicht eine große Bedeutung. Sie kann ein positives Betriebsklima schaffen, die Mitarbeitermotivation steigern und trägt zum Teambuilding bei. Mangelnde Kommunikation hingegen staut negative Emotionen auf und führt in weiterer Folge zu Konflikten und Frust.
Soft & Hard Skills im Berufsleben
In der heutigen Arbeitswelt sind sogenannte „Soft Skills“ wie soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit genauso wichtig, wie „Hard Skills“ – das Fachwissen also.
Im Gespräch werden zwischenmenschliche Bindungen gestärkt und Konflikte bereinigt und Barrieren zwischen dir und deinen Aufgaben abgebaut. Das fördert die Motivation. Auch die Aufgabenverteilung kann mit Kommunikation verbessert werden, weil im Gespräch deutlich wird, wo die Stärken der einzelnen Mitarbeiter:innen liegen. Wenn du sie kommunizierst, kannst du deine Fähigkeiten besser einbringen.
Setz dich für erfolgreiche Kommunikation im Beruf ein und erleichtere dir so den Arbeitsalltag!
Kommunikationskanäle sinnvoll nutzen
Nutze die zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle sinnvoll. Natürlich kann man firmenintern schnell mal eine E-Mail verschicken, um eine wichtige Information weiterzugeben. Besonders für Terminvereinbarungen oder Terminweitergabe eignet sich die schriftliche, digitale Kommunikation gut.
Besprich andere Angelegenheiten, wie Ideen, die noch nicht ganz ausgereift sind oder den weiteren Verlauf eines Projektes persönlich mit den anderen Mitarbeiter:innen. Im direkten Gespräch können Impulse direkt aufgegriffen und weiter ausgeführt werden und es kommt es so leicht zu Missverständnissen.
Klarheit in Wort & Satz
Drück dich beim Kommunizieren im Beruf unbedingt klar aus. Schau deinem Gegenüber in die Augen und sprich langsam und deutlich. Formuliere verständlich dein Anliegen und deinen Standpunkt und beschränke dich dabei auf die notwendige Information.
Vermeide es abzuschweifen, zu stottern oder zu nuscheln. Wenn du Schwierigkeiten hast, dich klar auszudrücken, dann bereite dich im Vorfeld auf das Gespräch vor. Überleg dir genau, was du loswerden willst und welche Informationen du besser aussparst.
Selbstbewusstsein
Strahle im Gespräch mit dem*r Vorgesetzten und auch gegenüber anderen Mitarbeiter:innen Selbstbewusstsein aus. Hab keine Angst, deine Meinung zu äußern und diese wenn nötig zu verteidigen.
Vermeide im Gespräch den Konjunktiv – lass „hätte, wäre, würde, könnte“ weg. Das lässt dich unentschlossen, unsicher und eingeschüchtert wirken. Auch „Nein“ sagen zu können ist ein Zeichen von Selbstbewusstsein. Wenn es für dich persönlich wichtig ist, dann sag „Nein“ und steh dazu.
„Ehrlichkeit währt am längsten!“
Ehrlichkeit ist das A und O für erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz. Nur wenn du offen sprichst, können Konflikte dauerhaft behoben werden. Verschleierst du hingegen Sachverhalte, die dir eigentlich am Herzen liegen, oder stellst sie gar falsch dar, kann das später ein Problem werden. Du verwickelst dich immer mehr in Halbwahrheiten, musst selbst Abstriche machen und erreichst nicht das, was dir wichtig ist.
Informationen sinnvoll selektieren
Wähle bewusst und klar aus, was relevant fürs Kommunizieren im Beruf ist. Teile nur Informationen mit, die an den Arbeitsplatz gehören. Vermeide es, viel über unwichtige, private Dinge zu plaudern. Das lässt dich unter Umständen unseriös wirken.
Natürlich darf es zwischendurch nette Gespräche mit den Arbeitskolleg*innen geben. Das ist aufheiternd und auch förderlich für die zwischenmenschliche Bindung.
Selektiere aber in Gesprächen, in denen es um die Arbeit geht, die Informationen sinnvoll. So kannst du das Wesentliche präzise auf den Punkt bringen und verschwendest keine Zeit.
Nonverbale Kommunikation
Wir kommunizieren nicht nur über die Sprache miteinander. Viele Informationen in einem Gespräch, die wir oft nur unbewusst wahrnehmen – aber wir nehmen sie auf jeden Fall wahr! – werden nonverbal übermittelt.
Ohne etwas zu sagen, teilen wir uns mit: Über die Körpersprache, wie die Mimik und die Gestik zeigen wir unserem Gegenüber, wie wir zum Gesagten stehen. Die nonverbale Kommunikation unterstützt und unterstreicht im Idealfall das verbal Ausgedrückte. Du kannst dem, was du sagst, mehr Nachdruck verleihen.
Natürlich kann es auch passieren, dass du dich über deine Körpersprache verrätst.
Zum Beispiel wenn du bluffst, was in der Arbeitswelt manchmal durchaus notwendig sein kann. Sei dir also bewusst über die nonverbalen Signale, die du aussendest und versuche sie zu kontrollieren und bewusst einzusetzen.
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Aktives Zuhören
Eine weitere Zutat für erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz ist das Zuhören. Damit du wirklich auf dein Gegenüber eingehen kannst und ihr auf einen gemeinsamen Nenner kommt, musst du zuhören. Nur sind Gespräche sinnvoll und lösungsorientiert.
Um deinem*r Gesprächspartner:in das Gefühl zu geben, dass du ihn*sie ernstnimmst, sind Hörersignale nötig. Fehlen die Hörersignale, wird dein Gegenüber schnell merken, dass du nicht richtig zuhörst. Die kleinen Zeichen deiner Aufmerksamkeit können übers Blickverhalten geschehen oder aber auch über „mhm“s und „jaja“s zwischendurch. Sie zeigen an, dass du folgen kannst.
Du musst dir darüber keine expliziten Gedanken machen. Wir senden grundsätzlich unbewusst Hörersignale aus. Trotzdem ist es kein Fehler, sich darüber bewusst zu sein. Wenn es dir öfter passiert, dass jemand behauptet du wärst ein:e schlecht*e Zuhörer:in, versuch solche Signale gehäufter einzusetzen.
Respekt
Auch wenn das Gespräch einen Verlauf nimmt, der dir nicht gefällt – bleibe immer respektvoll.
Wenn dich jemand schlecht behandelt, unterbricht oder unfair zu dir ist, dann verbalisiere deinen Eindruck ruhig und gelassen. Ganz egal was passiert, es gibt keinen Grund am Arbeitsplatz respektlos zu werden. Selbst wenn dein:e Vorgesetzte*r oder ein:e Kolleg*in dich respektlos behandelt, ist es ein Zeichen von Schwäche, sich aufs selbe Niveau herabzulassen.
Das Wichtigste ist also: Cool bleiben und lieber mit einer extra Portion Freundlichkeit auf grantige Mitmenschen reagieren.
Toleranz
Toleranz geht im Grunde Hand in Hand mit Respekt. Wer respektvoll sein will, muss auch tolerant sein. Nur wenn man anderen Meinungen neben der eigenen gelten lassen kann, ohne jemanden klein zu machen, kann Kommunikation erfolgreich sein.
Meinungen sind verschieden – und das ist gut so. Wenn alle gleich denken würden, wäre der Horizont nicht zu erweitern, wir bekämen keine Inputs und könnten uns nicht gegenseitig inspirieren. Eine langweilige Welt, grau in grau? Nein, danke!
Wir wollen Farbe und Diversität! Und um das haben zu können, braucht es Toleranz. Lege diese am Arbeitsplatz an den Tag und du wirst sehen, wie fruchtbar sich die Kommunikation gestaltet.
Nebenbei: Tolerant sein heißt nicht, zu einem Ja-Sager zu mutieren. Du kannst Rückgrat zeigen, zu deinem Standpunkt stehen und ihn verteidigen und dennoch tolerant gegenüber anderen sein. Das bringt dir Respekt.
Empathie
Das Einfühlungsvermögen – ein wichtiger Aspekt für sinnvolle Kommunikation. Wenn du fähig bist, dich in dein Gegenüber hineinzuversetzen, kannst du die Situation aus dessen Sichtweise überblicken.
So kannst du vielleicht auch einen Standpunkt verstehen, der stark von deinem eigenen abweicht. Wenn du empathisch bist, fühlst du, was der*die andere fühlt. Und Gefühle sind sehr oft der Grund für positive oder negative Haltungen gegenüber einer Sache.
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Affekt-Reaktionen vermeiden
Manchmal sieht man einfach rot. Der Faden reißt und man wird emotional, gestikuliert wild und erhebt die Stimme. Natürlich kennen wir das alle. Gerade an Tagen, an denen wir ein zartes Nervenkostüm haben, kann das schon mal passieren.
Mach es aber zu deiner Maxime, solche Affekt-Reaktionen am Arbeitsplatz zu vermeiden. Du weißt selbst, dass du in solchen Situationen Dinge sagst, die du später bereuen wirst. Wenn du also merkst, dass du die Kontrolle verlierst und dich richtig aufregen musst, dann entschuldige dich, unterbrich lieber das Gespräch, mach dir einen Kaffee oder geh kurz an die frische Luft.
Setze die Kommunikation erst fort, wenn du zurück in deine Ruhe und Klarheit gefunden hast. Nur dann kann diese auch erfolgreich sein.
Gesprächsziele festlegen
Gerade wenn wichtige, komplexe Sachverhalte zur Diskussion stehen, solltest du vorher für dich selbst Gesprächsziele festlegen.
- Was ist Ziel des Gesprächs?
- Was willst du damit erreichen?
- Was ist dein Standpunkt?
Kläre diese Fragen vorher innerlich ab und leg während des Gesprächs den Fokus ganz klar auf dein Ziel. Das hindert dich am Abschweifen und zeigt an, dass du weißt, was du willst. So wirst du ernstgenommen. Wenn du lange um den heißen Brei redest und für einen Sachverhalt, der in fünf Minuten zu klären wäre, eine Stunde ausholst, nimmt dich niemand mehr ernst. Deine Gesprächspartner:innen hören damit auf, dir zuzuhören.
Paraphrasen
Bei längeren Gesprächen kann es sehr hilfreich sein, wenn du zwischendurch die Gelegenheit ergreifst und immer wieder das Gesagte zusammenfasst. So schaffst du quasi Meilensteine im Gespräch und gehst sicher, dass dir dein Gegenüber folgen kann. Besonders Dinge, die dir wichtig sind, kannst du zwischendurch immer mal wieder präzise auf den Punkt bringen.
Wir fassen zusammen
Erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz ist kein Hexenwerk!
Wenn du diese Kommunikationsregeln beachtest, steht einem positiven und offenen Arbeitsklima nichts mehr im Weg. Jede*r darf dann frei äußern, was er*sie im Kopf oder auf dem Herzen hat. Das führt zu fruchtbarem Austausch, Inspiration und Diversität.
