62 Büro Jobs in Salzburg

• Eigenverantwortliche Assistenz und kompetente Unterstützung der Geschäftsführung
• Eigenständige Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen
• Eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Präsentationen und Kurzkonzepte
• Backup für die Telefonzentrale

• die Verwaltung der Liegenschaften gemeinsam mit dem Verwalter
• Sie unterstützen den Gebäudeverwalter bei seinen täglichen Aufgaben

• am Empfang unserer Firmenzentrale begrüßt du unsere Geschäftspartner (m/w/d), Besucher (m/w/d) und Mitarbeiter (m/w/d) und unterstützt sie während ihres Aufenthalts
• die Betreuung unserer Besprechungsräume gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben
• die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial sowie die Bearbeitung interner und externer Postsendungen führst du eigenständig durch
• du unterstützt deine Kollegen (m/w/d) durch Recherchen, führst Analysen durch, pflegst Stammdaten im System und erstellst Präsentationsunterlagen
• allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten runden deinen Aufgabenbereich ab

• Das Tätigkeitsfeld ist breit gefächert und beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben:
• Erstellung und Aussendung von E-Mails und Briefen
• Ausstellen und Weiterleiten von Rechnungen
• Koordination und Organisation von Meetings und Fortbildungen
• Führen von Telefonaten mit Kundinnen und Kunden

• Effiziente Büroorganisation und Assistenz der Abteilungsleitung
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft zu Artikeln, Aktionsanlagen, Bestellungen und Prozessabläufen sowie Erstellung nationaler Informationsschreiben
• Interne Schnittstelle zwischen Einkauf, Logistik und Vertrieb für den Bereich Non Food der Vertriebslinien EUROSPAR, SPAR und Einzelhandel
• Kommunikation und Koordination mit Fachabteilungen, Zweigniederlassungen und Gebietsleitungen
• Kontrolle von Stammdaten und Analyse relevanter Kennzahlen für Reports

• Unterjährige Kontrolle diverser
  Offenen-Posten-Listen
• Kontrolle der Sachkontenbuchungen
• Mitarbeit bei der Erstellung der Jahresabschlüsse nach UGB 
• Diverse Meldungen an Statistik Austria
• Vorsteuer-Rückerstattung in diversen
  EU-Ländern
• Einreichung von E-Rechnung an den Bund 
• Direkter Kontakt mit Behörden und Wirtschaftsprüfern 

Bei fachlichen Fragen zu dieser Jobausschreibung wenden Sie sich bitte an , +43 5 1778 97 65003   .
Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsprozess steht Ihnen unser ÖBB Recruiting Team unter 05 1778 97 77888 gerne zur Verfügung.

• Rechnungskontrolle
• Rechnungsvearbeitung zur Vorbereitung für Zahlungen und Abstimmungen
• unterstützende Zusammenarbeit mit Debitoren-Buchhaltung
• Verrechnung von Provisionen, Belastungen und ähnlichem
• Unterstützung des Teams bei Notwendigkeit

• Materialbestellung von Rohwaren und Handelsware
• Überwachung von Liefermengen und -terminen
• Termin- und bedarfsgerechte Koordination
• Angebotseinholung
• Stammdatenpflege
• Schnittstelle zwischen Lieferanten (v.a. DACH-Raum) und den internen Abteilungen (z.B. Produktionsplanung

• Unterstützung der Projektleitung und Koordination von Vor- und Konzeptionsprojekten bzw. Machbarkeitsstudien
• Schnittstellenfunktion und Stakeholdermanagement
• Zusammenarbeit mit den Vorort-Verantwortlichen als zuständiger Baureferenten
• Koordination im Zuge der Erstellung von Kostenplanung, Projektterminplänen und Berichten für das Management
• Herbeiführen und Fortschreiben der erforderlichen internen Entscheidungen
• Aufbereitung der Grundlagen zum geplanten Standort
• Koordination der Durchführung von Ausschreibungen und Vergabevorschlägen

• Selbständige Durchführung der laufenden Buchhaltung für eine oder mehrere Gesellschaften
• Rechnungskontrolle und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
• Erstellung und Durchführung von Zahlungsläufen
• Banken und Kassenbuchungen
• Kreditkartenabrechnungen
• Abstimmung und Pflege von Konten
• Monatliche Abstimmung von Intercompany Verrechnungen
• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten

• Koordination von Bauvorhaben in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern
• Angebotslegung zu Ausschreibungen und Auftragsverhandlung
• Verkauf und Kundenbetreuung im Innendienst
• Unterstützung bei der Leitung von Tiefbauprojekten
• Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, Stammdaten- und Konditionspflege und die Auftrags- und Bestellerfassung
• Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Durchführung von Sicherheitsinspektionen
• Sicherstellung hoher Kundenzufriedenheit und langfristiger Kundenbeziehungen

• Sie repräsentieren unser Haus und empfangen unsere Gäste
• Sie sorgen für einen reibungslosen Check-In und Check-Out
• Sie betreuen unsere Gäste und kümmern sich mit höchster Professionalität um deren Anliegen
• Sie sind die Schnittstelle zu anderen Abteilungen 
• Sie erledigen administrative Tätigkeiten und beantworten telefonische Anfragen oder leiten diese weiter

• Internationale Kontakte zu namhaften Kunden und Händlern
• Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabengebiete
• Professionelles und teamorientiertes Arbeiten in einem kleinen Team
• Sicherer Arbeitsplatz in einem beständigen Unternehmen
• Möglichkeit der Fortbildung und persönlichen Weiterentwicklung

• Betreuung der Objekte in organisatorischen, kaufmännischen und/oder technischen Belangen
• Korrespondenz mit Behörden, Eigentümern und Mietern
• Organisation und Durchführung von Hausversammlungen
• Abwicklung von Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen

• Unterstützung und Entlastung des Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen im Büroalltag (z.B. Zeiten- und Reisemanagement, Terminplanungen. etc.)
• Betreuung Digitales Ablagesystem 
• Unterstützung bei der Koordination von Mitgliedschaften und Nominierungen
• Organisation von Board Meetings und von Organsitzungen der Salzburg AG
• SAP Bestellungen und Rechnungsabwicklung 
• Unterstützung bei administrativen Projektmanagementaufgaben 
• Mitarbeit bei der Erstellung von Präsentationen und anderen Unterlagen
• Vertretungstätigkeit im Vorstandssekretariat

• Stundenkontrolle und -abgleich,
• Mailbearbeitung und -abarbeitung
• Unterstützung der Geschäftsleitung
• Beschwerdemanagement

• Annahme und Zuteilung von Kundenanfragen im Bereich Kundenbetreuung
• Abwicklung von Händlerrückfragen für Kundenanliegen
• Aufnahme von Kundenanfrage ins Kundendienstsystem
• Erfassung und Abrechnung von Kundengutscheinen
• Diverse administrative Tätigkeiten & Telefondienst

• Schriftliche und telefonische Bearbeitung von Beschwerden zu Ersatzmautforderungen bei Fahrzeugen unter 3,5 t (PKW)
• Kompetente, freundliche und verlässliche Beratung von Kundinnen und Kunden bei allgemeinen PKW-Mautanfragen
• Schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb der ASFINAG

• Erster Ansprechpartner für Geschäftskunden und Besucher
• Betreuung der Besucher und der Besprechungsräume
• Telefonvermittlung und Postbearbeitung
• Unterstützende Tätigkeiten für den Vertriebsinnendienst und den Einkauf
• Verwaltung des Fuhrparks
• Verantwortung für Reisebuchungen und Abrechnung der Reisekosten

• Abrechnungstätigkeiten für die Salzburg AG und MyElectric
• Bearbeitung von Netz-Eingangsrechnungen, Provisionsabrechnungen sowie Sammelrechnungen
• Durchführung von Rechnungsberichtigungen und Aussteuerungen

• Unterstützen bei der Prüfung von Jahres- und Konzernabschlüssen nach UGB und IFRS in unterschiedlichen Branchen
• Mitwirken im Aufbau des ESG Expert Teams sowie Mitarbeiten in ESG-Projekten
• Unterstützen bei Prozessoptimierungen und Digitalisierungsprojekten
• Mitarbeiten bei der Prüfung und Beratung von internen Kontroll- und Risikomanagement-Systemen sowie bei Due Diligence-Prüfungen

• Neukunden akquirieren und langfristige Kooperations- und Kundenpartnerschaften im Gesundheits- und Sportbereich sowie im Bereich BGM/BGF (betriebliche Gesundheitsförderung) für das Premium-Produkt BIOGENA ONE aufbauen und pflegen inkl. Vertragsgestaltung und -verhandlungen
• Bestehendes B2B- und B2C-Netzwerk betreuen einschließlich Produktberatung
• Vertriebsaktivitäten/-strategien mitentwickeln und umsetzen, um Neukunden zu gewinnen (z.B. Messestand)
• Bei Markt- und Wettbewerbsanalysen sowie bei der Planung zur Erschließung neuer Geschäftsfelder mitarbeiten
• Umsatzziele überwachen und mitverantworten
• Geschäftsprozesse laufend optimieren
• BIOGENA ONE auf Messen und Kongressen repräsentieren

Bei fachlichen Fragen zu dieser Jobausschreibung wenden Sie sich bitte an , +43 5 1778 97 65003 .
Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsprozess steht Ihnen unser ÖBB Recruiting Team unter 05 1778 97 77888 gerne zur Verfügung.

• Eingangsrechnungen prüfen & buchen – Sicherstellung der Richtigkeit & Verbuchung
• Bilanzvorbereitung, Zahlungsverkehr, Kassenverwaltung und Mahnwesen
• Reisekostenabrechnungen – Prüfung & steuerliche Behandlung von Reisekosten
• Zusammenarbeit mit Steuerberatern – Bereitstellung relevanter Unterlagen
• Auftragsabwicklung – Unterstützung bei Lizenzierungen, Hardwarebestellungen & Abrechnungen für Tochtergesellschaften

• Unterstützung des Teams im Bereich Verkauf/Vermietung
• Korrespondenz mit Kund/innen, Geschäftspartner/innen
  und internen Abteilungen
• Betreuung und Pflege der Kund/innen-Beziehungen
• Datenerfassung und -pflege
• Archivierung von Dokumenten und Informationen
• Unterstützung bei Marketingaktivitäten, Social Media u.
  Homepage
• Erstellung von Verkaufsunterlagen
• Mitwirkung bei der Eventorganisation und -planung

• Terminvergabe
• Telefonische, schriftliche und persönliche Kundenbetreuung
• Cross-Selling und Up-Selling: aktiver Verkauf von Nebenleistungen (Mobilitätsgarantie, Klimaanlagendesinfektion,etc.)
• Erkennen und Bewerten von Karosserie- und Lackschäden hinsichtlich grober Kosten und Reparaturdauer
• Verantwortung für die Kundenzufriedenheit

• Erstellung von Handouts
• E-Mail Bearbeitung

• Telefonische Bestellannahme
• Begeisternde und professionelle Kundenberatung über unsere hochwertigen Mikronährstoffpräparate
• Selbstständige Auftragssachbearbeitung (über MS Dynamics)
• Eigenständige Abwicklung von Paketklärungen
• Souveräne Entgegennahme bzw. Erfassung von Reklamationen
• Allgemeine Administrationsaufgaben
• Koordinierung & Optimierung von internen Arbeitsprozessen
• Ansprechpartner für Kolleg:innen in der Abteilung
• Übernahme des Onboardingprozess neuer Kolleg:innen